武漢回盛 財(cái)務(wù)部 羅東喜
經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展和行業(yè)內(nèi)競爭加劇，對公司營運(yùn)能力提出了更高的要求。但目前大多數(shù)公司因?yàn)榇嬖谌缦碌膯栴}而致使工作效率低下：缺乏總體規(guī)劃和部署、信息資源分散、共享程度低、缺乏公共基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺、數(shù)據(jù)無法共享等。
解決這些問題，一個重要的途徑就是建立整體數(shù)字化解決方案—ERP系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想，為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺；在目標(biāo)上建設(shè)面向多區(qū)域、綜合信息高度集成、協(xié)同辦公、可靈活擴(kuò)展的ERP管理平臺。回盛運(yùn)用ERP系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)，下面，我就公司ERP一體化建設(shè)淺談一下我個人的理解與看法。
ERP管理平臺建設(shè)的5個“1”
經(jīng)過較長時間的探索，我們將回盛ERP管理平臺建設(shè)歸納為如下五個功能：
一個安全的資料信息集中存儲、共享、交流的平臺；
一個管理中心，規(guī)范企業(yè)流程。ERP的運(yùn)營可能會導(dǎo)致公司某些流程變革，要求這些流程更符合實(shí)際、更簡便操作、更方便管理；
一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源中心；
一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)共享，消除網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息孤島。比如客戶名稱、產(chǎn)品名稱的統(tǒng)一等等；
一個建立信息與應(yīng)用規(guī)范，統(tǒng)一應(yīng)用訪問接口，實(shí)現(xiàn)相互訪問數(shù)據(jù)和功能，并有效組織和管理多個應(yīng)用系統(tǒng)。
一個安全的資料信息集中存儲、共享、交流的平臺；
一個管理中心，規(guī)范企業(yè)流程。ERP的運(yùn)營可能會導(dǎo)致公司某些流程變革，要求這些流程更符合實(shí)際、更簡便操作、更方便管理；
一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)資源中心；
一個統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)有效的數(shù)據(jù)共享，消除網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息孤島。比如客戶名稱、產(chǎn)品名稱的統(tǒng)一等等；
一個建立信息與應(yīng)用規(guī)范，統(tǒng)一應(yīng)用訪問接口，實(shí)現(xiàn)相互訪問數(shù)據(jù)和功能，并有效組織和管理多個應(yīng)用系統(tǒng)。
回盛ERP平臺建設(shè)框架
回盛ERP管理系統(tǒng)，目前已經(jīng)在用友供應(yīng)鏈管理（倉庫）模塊、采購管理模塊、銷售管理模塊、財(cái)務(wù)管理模塊，但這些模塊基本不能相互聯(lián)通與互動、數(shù)據(jù)不能共享，在管理上形成了一個個“孤軍奮戰(zhàn)”的信息孤島；已使用的這些模塊中相關(guān)功能又沒有得到有效、全面發(fā)揮。
公司未來ERP平臺的建設(shè)就是要構(gòu)造全面平臺管理體系，實(shí)現(xiàn)公司資源信息的有效整合與共享，提高公司管理層的工作和服務(wù)質(zhì)量。公司計(jì)劃將辦公管理（OA）、人力資源管理、CRM客戶資源管理（客戶管理、聯(lián)系人關(guān)系、項(xiàng)目跟進(jìn)）、質(zhì)檢管理、終端連鎖店管理、經(jīng)銷商管理融入整個回盛ERP平臺中，同時在這些模塊中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互動共享。
回盛ERP平臺的銷售管理
公司未來的銷售管理工作將會越來越貼近市場、公司管理人員也會越來越方便地獲取公司銷售方面的所有數(shù)據(jù)。
通過銷售系統(tǒng)，經(jīng)銷商可以通過互聯(lián)網(wǎng)生成訂單，有效訂單通過銷售內(nèi)勤部門直接轉(zhuǎn)化到生產(chǎn)部門，轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)計(jì)劃，便于公司合理、統(tǒng)籌安排生產(chǎn)；經(jīng)銷商也可通過管理平臺方便統(tǒng)計(jì)出購貨量、匯款金額、往來帳、返利等數(shù)據(jù)。
通過銷售系統(tǒng)，公司管理人員可以對銷售情況從多方面、多角度統(tǒng)計(jì)分析，包括利潤情況等，比如某業(yè)務(wù)員實(shí)現(xiàn)的年銷售收入、花費(fèi)的費(fèi)用、應(yīng)得提成、年產(chǎn)生的邊際貢獻(xiàn)；還比如某經(jīng)銷商年購貨量、已使用的技術(shù)推廣費(fèi)、發(fā)放的返利、年產(chǎn)生的邊際貢獻(xiàn)；能方便聯(lián)查某客戶銷售產(chǎn)品各數(shù)據(jù)、比率；能隨時查詢經(jīng)銷商各產(chǎn)品庫存；能迅速及時與經(jīng)銷商開展對帳、結(jié)算等等工作。
由于公司客戶分布地點(diǎn)的客觀原因以及運(yùn)輸方式的局限，物流這一塊業(yè)務(wù)通過ERP平臺進(jìn)行監(jiān)控和管理目前看來還不現(xiàn)實(shí)。
通過銷售系統(tǒng)，經(jīng)銷商可以通過互聯(lián)網(wǎng)生成訂單，有效訂單通過銷售內(nèi)勤部門直接轉(zhuǎn)化到生產(chǎn)部門，轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)計(jì)劃，便于公司合理、統(tǒng)籌安排生產(chǎn)；經(jīng)銷商也可通過管理平臺方便統(tǒng)計(jì)出購貨量、匯款金額、往來帳、返利等數(shù)據(jù)。
通過銷售系統(tǒng)，公司管理人員可以對銷售情況從多方面、多角度統(tǒng)計(jì)分析，包括利潤情況等，比如某業(yè)務(wù)員實(shí)現(xiàn)的年銷售收入、花費(fèi)的費(fèi)用、應(yīng)得提成、年產(chǎn)生的邊際貢獻(xiàn)；還比如某經(jīng)銷商年購貨量、已使用的技術(shù)推廣費(fèi)、發(fā)放的返利、年產(chǎn)生的邊際貢獻(xiàn)；能方便聯(lián)查某客戶銷售產(chǎn)品各數(shù)據(jù)、比率；能隨時查詢經(jīng)銷商各產(chǎn)品庫存；能迅速及時與經(jīng)銷商開展對帳、結(jié)算等等工作。
由于公司客戶分布地點(diǎn)的客觀原因以及運(yùn)輸方式的局限，物流這一塊業(yè)務(wù)通過ERP平臺進(jìn)行監(jiān)控和管理目前看來還不現(xiàn)實(shí)。
回盛ERP平臺的采購管理
能準(zhǔn)確描寫供應(yīng)商的詳細(xì)信息，把歷史成交價格清楚記載，能自行設(shè)定每個供應(yīng)商的信譽(yù)等級、原材料的限量方式、采購周期、檢驗(yàn)方式等，能根據(jù)把供應(yīng)商供貨情況更新信譽(yù)等級。能夠?qū)?yīng)商進(jìn)行多角度統(tǒng)計(jì)分析；能夠?qū)Σ少徲?jì)劃和采購合同及時跟蹤，并通過價格檔案、貨源檔案、最高限價、比質(zhì)比價等多種手段降低采購成本，并保證采購到貨。
回盛ERP平臺的倉庫管理
可以對倉庫進(jìn)行多方位管理，對每種物品多個倉庫存儲的情況，能夠直接跟蹤，及時調(diào)整庫存結(jié)構(gòu)，降低整個公司的庫存量。能從倉庫、材料、產(chǎn)品、產(chǎn)品的狀態(tài)、地區(qū)等多方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并能夠?qū)}庫的材料價值進(jìn)行核算，并對倉庫中超儲、短缺、過期等多種情況的物資給與預(yù)警提示。
公司也希望通過倉庫管理系統(tǒng)控制材料的消耗，減少浪費(fèi)。同時在加入質(zhì)檢模塊后，對于公司購入的原材料、銷售的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行有效監(jiān)控。
回盛ERP平臺的人力資源管理
能準(zhǔn)確了解公司員工各方面信息，主要涉及到員工檔案、薪資管理等情況；能夠從多角度對員工的各種情況進(jìn)行分析、統(tǒng)計(jì)；能高效、準(zhǔn)確計(jì)算業(yè)務(wù)員提成；能隨時統(tǒng)計(jì)全體員工工資、社保、福利支出，并計(jì)算人事費(fèi)用率等關(guān)鍵指標(biāo)。
回盛ERP平臺的財(cái)務(wù)管理
能使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更方面、更快捷的處理，盡量減少財(cái)務(wù)人員的工作量。通過對財(cái)務(wù)的對角度核算，滿足財(cái)務(wù)分析的需要。通過財(cái)務(wù)分析、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)審計(jì)等多種手段是財(cái)務(wù)人員從核算會計(jì)轉(zhuǎn)化為管理會計(jì)，從而能從整個集團(tuán)的整體上掌握集團(tuán)財(cái)務(wù)運(yùn)營情況，監(jiān)控集團(tuán)資金流向，調(diào)控資金，提供集團(tuán)資金利用率。
回盛財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)
公司ERP平臺的建設(shè)就是要使公司實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化，消除信息孤島，通過該平臺，將促使業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)自動傳向財(cái)務(wù)系統(tǒng)，減少人為主觀干預(yù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，為提高工作效率和管理水平奠定基礎(chǔ)。建立財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)的益處顯而易見。
一是避免數(shù)出多門。通常單據(jù)流、物流、資金流和信息流在業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部門之間會有時間差異，難免出現(xiàn)數(shù)據(jù)反映不及時、不一致的現(xiàn)象，導(dǎo)致數(shù)出多門的現(xiàn)象，無法真正實(shí)現(xiàn)過程控制，容易導(dǎo)致決策延遲或失當(dāng)。
二是提高監(jiān)管的實(shí)時性和效率性。由于業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)對時點(diǎn)認(rèn)同的差異，財(cái)務(wù)不能及時與業(yè)務(wù)同步，往往具有一定的滯后性。假如財(cái)務(wù)仍沿用事后核算，會因?yàn)榉从称髽I(yè)經(jīng)營狀況及成果的速度降低而削弱對業(yè)務(wù)的及時監(jiān)管。
三是減少重復(fù)勞動，解放財(cái)務(wù)人員，提升財(cái)務(wù)效率，使財(cái)務(wù)人員從繁重的反復(fù)、簡單、枯燥的計(jì)算中脫離出來。
通過對財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)工作的一體化，財(cái)務(wù)人員可直接參與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的核算操作，使財(cái)務(wù)對業(yè)務(wù)的監(jiān)督由原來的事后檢查向事中控制轉(zhuǎn)變，提高了財(cái)務(wù)監(jiān)管的效率。同時，通過前后臺無縫鏈接，為公司經(jīng)營決策提供了實(shí)時、準(zhǔn)確的參考信息。
無論是業(yè)務(wù)鏈、財(cái)務(wù)鏈，各個環(huán)節(jié)都是緊密串聯(lián)的。通過財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化信息系統(tǒng)，我們可以使上述各個環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)相互關(guān)聯(lián)，同時又是相互制約的，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，實(shí)時監(jiān)控，最終達(dá)到提高工作和管理效率、降低經(jīng)營風(fēng)險的目的。
新生事物的成長難免會碰到這樣那樣的問題，管理人員對ERP平臺的認(rèn)同和對ERP平臺建設(shè)的支持配合，是消除前進(jìn)障礙的有力保證，通過逐級推進(jìn)，循序漸進(jìn)，財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化建設(shè)將對公司管理水平、運(yùn)營能力邁進(jìn)一個新臺階，也為回盛實(shí)現(xiàn)再次騰飛夯實(shí)基礎(chǔ)。